KI-Automatisierung, die Arbeit wirklich abnimmt.
Nicht nur verspricht.
Dometrics automatisiert wiederkehrende Abläufe mit KI dort, wo sie messbar Zeit oder Fehler kosten: Anfragen sortieren, Dokumente auslesen, Daten zwischen Systemen übertragen, Entwürfe vorbereiten. Jeder Prozess mit Zielkennzahl, Freigabestufe und laufendem Betrieb.
- Auslöser Neue E-Mail an anfrage@ Postfach Vertrieb
- KI Anliegen und Daten erkennen Firma, Produkt, Menge, Wunschtermin
- System Kontakt im CRM anlegen inkl. Gebiet und Zuständigkeit
- KI Antwortentwurf vorbereiten aus Produktdaten und Preisliste
- Freigabe Freigabe durch Innendienst ein Klick, Korrekturen fließen zurück
Wo Zeit im Betrieb verloren geht.
Die teuersten Abläufe sind selten die komplizierten. Es sind die einfachen, die hundertmal pro Woche passieren und dabei qualifizierte Leute binden.
Copy-Paste zwischen Systemen
Daten aus E-Mails ins CRM, aus dem Shop in die Buchhaltung, aus Formularen in Tabellen. Jede Übertragung kostet Minuten und produziert Tippfehler.
Das Postfach ist die Aufgabenliste
Anfragen, Bestellungen, Reklamationen und Lieferantenpost landen im selben Postfach. Sortieren und Weiterleiten ist ein Teilzeitjob, den niemand ausgeschrieben hat.
Dokumente werden abgetippt
Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen und Datenblätter kommen als PDF. Die Informationen darin werden händisch erfasst, obwohl sie maschinenlesbar wären.
KI-Werkzeuge ohne Prozess
Mitarbeiter nutzen ChatGPT auf eigene Faust, mit Kundendaten im Prompt und ohne Regel. Das ist ein Datenschutzrisiko und bleibt ein Einzeleffekt ohne Wirkung auf den Betrieb.
Ein Prozess, eine Kennzahl. Dann der nächste.
Automatisierung beginnt nicht mit einem Werkzeug, sondern mit der Frage, welcher Ablauf am meisten Zeit kostet und wie sich das messen lässt.
- 01 · Inventur
Abläufe erfassen
Welche Tätigkeiten wiederholen sich, wie oft, wie lange, mit welchen Systemen? Gemessen statt geschätzt.
- 02 · Bewertung
Hebel berechnen
Häufigkeit mal Dauer mal Fehlerkosten ergibt die Reihenfolge. Oben steht, was sich am schnellsten rechnet.
- 03 · Pilot
Einen Ablauf automatisieren
Ein Prozess, eine Zielkennzahl, eine Freigabestufe. Die KI bereitet vor, ein Mensch bestätigt, bis die Qualität stimmt.
- 04 · Integration
Systeme verbinden
Anbindung an Postfach, CRM, Shop, ERP oder Buchhaltung über Schnittstellen und Workflow-Plattformen.
- 05 · Betrieb
Überwachen und ausbauen
Fehlerraten, Kosten und Durchlaufzeiten im Dashboard. Modelle und Abläufe werden laufend nachgeschärft.
KI-Lizenz gegen automatisierten Prozess.
Ein Chat-Abo für alle Mitarbeiter ist der häufigste Einstieg in KI. Es ist auch der, bei dem sich der Nutzen am schwersten belegen lässt.
| Kriterium | KI-Tool-Lizenz | Automatisierter Prozess |
|---|---|---|
| Wirkung | Hängt davon ab, wer es wie nutzt | Läuft bei jedem Vorgang gleich ab |
| Messbarkeit | Gefühlte Zeitersparnis | Durchlaufzeit, Fehlerquote und Kosten pro Vorgang |
| Daten | Landen in Prompts, oft ohne Regel | Fließen kontrolliert zwischen festgelegten Systemen |
| Systeme | Ergebnis muss händisch übertragen werden | Schreibt direkt in CRM, Shop oder Buchhaltung |
| Kontrolle | Keine Freigabestufe | Mensch in der Schleife, bis die Qualität belegt ist |
Welche Abläufe sich eignen und wie sich der Nutzen rechnet.
KI-Automatisierung wird oft als Werkzeugfrage diskutiert: Welches Modell, welche Plattform, welcher Anbieter? Die wichtigere Frage kommt davor. Welcher Ablauf im Betrieb kostet am meisten Zeit, passiert am häufigsten und folgt Regeln, die sich beschreiben lassen? Erst wenn diese Frage mit Zahlen beantwortet ist, lohnt sich die Werkzeugwahl.
Welche Abläufe sich eignen
Ein guter Kandidat erfüllt drei Bedingungen: Er kommt oft vor, er folgt erkennbaren Regeln, und ein Fehler lässt sich erkennen und korrigieren. Die folgende Übersicht zeigt typische Beispiele aus kleinen und mittleren Unternehmen.
| Bereich | Typischer Ablauf | Was die KI übernimmt |
|---|---|---|
| Vertrieb | Anfrage per E-Mail oder Formular | Anliegen erkennen, Daten ins CRM, Antwortentwurf vorbereiten |
| Kundenservice | Wiederkehrende Fragen | Antwort aus dem Wissen, Übergabe bei Sonderfällen |
| Einkauf und Buchhaltung | Rechnungen und Lieferscheine als PDF | Positionen auslesen, abgleichen, zur Freigabe vorlegen |
| Industrie und B2B | Anfragen mit Zeichnungen und Stücklisten | Positionen extrahieren, Kalkulation vorbereiten |
| eCommerce | Produktdaten und Retouren | Texte und Attribute ergänzen, Retourengründe auswerten |
| Marketing | Berichte und Auswertungen | Zahlen zusammenführen, Abweichungen erkennen und kommentieren |
Mensch in der Schleife
Kein Ablauf startet vollautomatisch. In der ersten Phase bereitet die KI vor und ein Mensch bestätigt jedes Ergebnis. So entsteht eine belastbare Fehlerquote auf Basis echter Vorgänge. Erst wenn sie unter dem vereinbarten Wert liegt, sinkt die Freigabe auf Stichproben. Bei Vorgängen mit rechtlicher oder finanzieller Tragweite bleibt die menschliche Freigabe dauerhaft.
Wichtig: Kundendaten gehören nicht in private KI-Konten. Wer Mitarbeitern KI-Werkzeuge gibt, braucht eine Richtlinie: welche Werkzeuge, welche Daten, welche Konten. Seit Februar 2025 verlangt der AI Act außerdem, dass Mitarbeiter über ausreichende KI-Kompetenz verfügen [2].
Die Nutzenrechnung
Vor jedem Pilot steht eine Rechnung mit echten Zahlen. Ein Beispiel: Ein Vertriebsinnendienst bearbeitet 600 Anfragen im Monat. Erfassen, Zuordnen und Weiterleiten dauert pro Anfrage acht Minuten. Übernimmt die Automatisierung davon sechs Minuten, werden 60 Stunden im Monat frei. Dagegen stehen einmaliger Aufbau sowie laufende Kosten für Modell, Plattform und Betrieb. Rechnet sich das Vorhaben nicht in einem überschaubaren Zeitraum, wird es nicht umgesetzt.
Betrieb ist Teil des Produkts
Sprachmodelle verändern sich, Schnittstellen ändern sich, Abläufe im Betrieb ändern sich. Eine Automatisierung ohne Betrieb funktioniert am ersten Tag und verliert dann still an Qualität. Deshalb gehören Monitoring, Kostenkontrolle und regelmäßige Nachjustierung zu jedem Projekt. Die Architektur ist so gebaut, dass ein Modell gewechselt werden kann, ohne den Ablauf neu zu bauen.
Merke: Der Wert einer Automatisierung liegt nicht im Modell, sondern im Prozess, in den Daten und in der Messung. Diese drei gehören dem Unternehmen, das Modell ist austauschbar.
Wie sich der Nutzen eines KI-Werkzeugs vor dem Kauf bewerten lässt, beschreibt der Ratgeber KI-Tools bewerten. Ein konkretes Beispiel aus der Industrie ist die automatisierte Angebotserstellung. Für Wiener Unternehmen kann die Digitalisierungsförderung der Wirtschaftsagentur die Hälfte der förderbaren Kosten übernehmen [3].
Was ein Automatisierungsprojekt umfasst.
- Prozess-Inventur mit Häufigkeit, Dauer und Fehlerkosten je Ablauf
- Priorisierte Liste der Automatisierungskandidaten mit Nutzenrechnung
- Workflows auf Plattformen wie n8n oder Make oder als eigene Anwendung
- Anbindung an Postfach, CRM, Shop, ERP und Buchhaltung über Schnittstellen
- Sprachmodelle über EU-Endpunkte oder auf eigener Infrastruktur
- Freigabestufen und Protokollierung jeder automatischen Entscheidung
- Interne KI-Richtlinie und Schulung als Beitrag zur KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act
- Dashboard mit Durchlaufzeiten, Fehlerraten und Kosten pro Vorgang
So läuft das Projekt ab
Inventur
Workshops und Auswertung von Postfach, Tickets und Systemprotokollen. Ergebnis: die zehn teuersten wiederkehrenden Abläufe.
Pilot
Der Ablauf mit dem größten Hebel wird automatisiert, zunächst mit menschlicher Freigabe jedes Ergebnisses.
Ausbau
Belegt der Pilot die Zielkennzahl, sinkt die Freigabequote und der nächste Ablauf folgt.
Betrieb
Monitoring, Modellwechsel bei Bedarf, Kostenkontrolle und Anpassung an geänderte Abläufe.
Häufige Fragen
Welche Prozesse eignen sich für KI-Automatisierung?
Abläufe, die häufig vorkommen, klaren Regeln folgen und mit Text oder Dokumenten arbeiten: Anfragen klassifizieren und weiterleiten, Daten aus PDFs auslesen, Antworten oder Angebote vorbereiten, Daten zwischen Systemen abgleichen. Weniger geeignet sind seltene Einzelfälle und Entscheidungen mit hohem Ermessensspielraum.
Was ist der Unterschied zwischen Automatisierung und KI-Automatisierung?
Klassische Automatisierung arbeitet mit festen Regeln und strukturierten Daten, etwa eine Bestellung, die eine Rechnung auslöst. KI-Automatisierung kann zusätzlich unstrukturierte Inhalte verarbeiten: eine frei formulierte E-Mail verstehen, ein PDF auslesen, einen Entwurf formulieren. In der Praxis werden beide kombiniert.
Welche Werkzeuge setzt Dometrics ein?
Je nach Anforderung Workflow-Plattformen wie n8n, die sich auch selbst in der EU betreiben lassen, Make oder eigene Anwendungen, kombiniert mit Sprachmodellen über EU-Endpunkte oder Open-Weight-Modellen auf eigener Infrastruktur. Entscheidend ist, dass Daten und Abläufe beim Unternehmen bleiben und das Modell austauschbar ist.
Was verlangt der AI Act von Unternehmen, die KI einsetzen?
Seit 2. Februar 2025 müssen Unternehmen nach Art. 4 sicherstellen, dass Mitarbeiter, die mit KI-Systemen arbeiten, über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Seit 2. August 2026 gelten Transparenzpflichten, etwa bei Chatbots. Interne Automatisierungen fallen in aller Regel nicht unter die Hochrisiko-Regeln, sollten aber dokumentiert sein.
Wie schnell rechnet sich eine KI-Automatisierung?
Das zeigt die Nutzenrechnung vor dem Projekt: eingesparte Stunden mal Stundensatz plus vermiedene Fehlerkosten, abzüglich Aufbau und Betrieb. Ein Pilot wird nur gestartet, wenn sich diese Rechnung innerhalb eines überschaubaren Zeitraums trägt. Ist das nicht der Fall, sagt Dometrics das vorher.
Werden durch KI-Automatisierung Mitarbeiter ersetzt?
Bei Automatisierungen durch Dometrics geht es um Aufgaben, nicht um Stellen. Automatisiert werden Übertragen, Sortieren und Abtippen. Die gewonnene Zeit fließt in Beratung, Vertrieb und Qualität, also in Arbeit, für die Unternehmen ohnehin zu wenige Leute finden.
Ist KI-Automatisierung förderbar?
Häufig ja, sofern das Vorhaben Teil eines nachvollziehbaren Digitalisierungsplans ist. In Wien fördert die Wirtschaftsagentur solche Projekte Stand Oktober 2026 mit 50 Prozent der förderbaren Kosten, Einreichung bis 31. Dezember 2026.
